Steuerberater wechseln:
so einfach geht es wirklich.

Warum gewechselt wird

Der häufigste Grund ist nicht der Preis. Er ist Erreichbarkeit. Rückrufe, die ausbleiben, Auswertungen, die erst im Herbst kommen, ein Ansprechpartner, der jedes Jahr wechselt: Das summiert sich, bis irgendwann ein Bescheid falsch bleibt, weil niemand rechtzeitig reagiert hat. Danach folgen fachliche Gründe, etwa wenn ein Betrieb wächst und Themen wie Rechtsform, Nachfolge oder Beteiligungen dazukommen.

Was auch immer der Anlass ist: Ein Mandatsverhältnis ist ein Dienstvertrag, kein lebenslanger Bund. Ein Wechsel ist rechtlich jederzeit möglich, und unter Kollegen läuft er weit unaufgeregter ab, als die meisten Mandanten erwarten.

Der Ablauf in fünf Schritten

• Erstgespräch beim neuen Berater. Klären Sie zuerst, ob es passt: Was wird übernommen, wer ist zuständig, was kostet es. Erst danach kündigen.
• Kündigung aussprechen. Diesen Schritt nimmt Ihnen niemand ab, weil das Mandatsverhältnis zwischen Ihnen und der bisherigen Kanzlei besteht. Schriftlich, sachlich, ohne Begründungspflicht.
• Vollmacht erteilen. Mit der Vollmacht meldet der neue Berater sich beim Finanzamt an und nimmt Kontakt zur bisherigen Kanzlei auf.
• Unterlagen und Daten übergeben. Buchführungsdaten werden im DATEV-Format übertragen, sodass nichts neu erfasst werden muss. Originalunterlagen, die Sie überlassen haben, stehen Ihnen zu.
• Offene Fristen abstimmen. Der wichtigste Punkt: Wer reicht welche Erklärung ein, welche Voranmeldungen laufen noch, welche Anträge sind gestellt.

Der beste Zeitpunkt

Rechtlich geht es jederzeit. Praktisch ist der Jahreswechsel am saubersten, weil dann Buchhaltung, Abschluss und Erklärungen an derselben Stelle enden und beginnen. Bei der Lohnabrechnung ist ein Wechsel zu jedem Monatsersten möglich, weil die Lohnkonten aufgelaufen übernommen werden. Bei der Finanzbuchhaltung steigt der neue Berater ein, sobald die Vormonate abgestimmt sind.

Ungünstig ist ein Wechsel mitten in einer laufenden Betriebsprüfung. Nicht unmöglich, aber der Wissensvorsprung der bisherigen Kanzlei ist dann groß, und die Einarbeitung kostet Zeit, die im Prüfungsverfahren knapp ist.

Zurückbehaltungsrecht: die einzige echte Hürde

Eine Kanzlei darf Unterlagen zurückbehalten, wenn Honorarforderungen offen sind. Das ist der einzige Punkt, an dem ein Wechsel tatsächlich stocken kann. Prüfen Sie deshalb vor der Kündigung, ob Rechnungen offen sind, und gleichen Sie sie aus. Bei strittigen Beträgen lässt sich das Zurückbehaltungsrecht durch Sicherheitsleistung abwenden, aber der einfachere Weg ist meist, die unstrittigen Positionen zu zahlen.

Ihre eigenen Originalunterlagen, also Belege, Verträge und Kontoauszüge, die Sie der Kanzlei überlassen haben, gehören Ihnen. Arbeitsergebnisse, die noch nicht bezahlt sind, können dagegen zurückgehalten werden.

Was Sie selbst vorbereiten sollten

Sinnvoll ist eine kurze Bestandsaufnahme: die letzten beiden Steuerbescheide, der letzte Jahresabschluss oder die letzte Einnahmenüberschussrechnung, eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung sowie eine Liste der laufenden Anträge, etwa Dauerfristverlängerung oder herabgesetzte Vorauszahlungen. Mit diesen Unterlagen kann der neue Berater schon im Erstgespräch konkret werden, statt allgemein zu bleiben.

Alles Weitere läuft zwischen den Kanzleien. Ihr Aufwand beschränkt sich auf zwei Unterschriften und ein Gespräch. Weitere Antworten dazu stehen unter Häufige Fragen.