E-Rechnung: was Unternehmer
jetzt wissen müssen.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per Mail. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen und weiterverarbeiten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das vor allem zwei Formate: die XRechnung, ein reiner Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei dem der Datensatz in einer PDF-Datei eingebettet ist.

Der Unterschied ist praktisch relevant. Eine gescannte oder als PDF verschickte Rechnung gilt seit der Neuregelung als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Sie bleibt in vielen Fällen zulässig, aber eben nicht mehr überall und nicht mehr dauerhaft.

Empfangen: gilt bereits

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, wenn er Leistungen von anderen inländischen Unternehmern bezieht. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Technisch reicht dafür zunächst ein E-Mail-Postfach, in dem der strukturierte Datensatz ankommt und aus dem heraus er revisionssicher archiviert wird.

Wichtig: Der Lieferant braucht Ihre Zustimmung nicht mehr. Wer heute eine XRechnung schickt, hat damit ordnungsgemäß abgerechnet, auch wenn der Empfänger sie nicht lesen kann. Fehlt die Möglichkeit zur Verarbeitung, ist das ein Problem des Empfängers, nicht des Rechnungsstellers, und es kann den Vorsteuerabzug gefährden.

Ausstellen: gestaffelt nach Umsatz

Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen inländischen Unternehmer. Bis dahin dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Der Umsatzschwellenwert bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Wer 2026 knapp unter 800.000 Euro liegt, kann im Folgejahr darüber liegen und ist dann ab dem übernächsten Jahr betroffen. Betriebe an dieser Grenze sollten die Umstellung deshalb nicht bis zum letzten Moment aufschieben.

Ausnahmen, die häufig übersehen werden

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen, ebenso Fahrausweise.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sehr wohl empfangen können.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen fallen nicht unter die Pflicht.
• Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt nur im Verhältnis zwischen inländischen Unternehmern.

Archivierung: der unterschätzte Teil

Eine E-Rechnung muss im Original aufbewahrt werden, und original ist der strukturierte Datensatz. Wer die eingehende XRechnung ausdruckt oder in ein Bildformat umwandelt und die Ursprungsdatei löscht, verletzt die Aufbewahrungspflichten. Bei ZUGFeRD gilt das für den eingebetteten Datensatz, nicht nur für die sichtbare PDF-Ansicht. Für Buchungsbelege gelten seit 2025 acht Jahre Aufbewahrungsfrist statt zuvor zehn.

Praktisch heißt das: Der Weg vom Posteingang ins Archiv muss die Datei unverändert durchreichen. Genau daran scheitern die meisten selbstgebauten Lösungen, weil irgendwo im Prozess ein Ausdruck oder ein Scan steht.

Was jetzt zu tun ist

Drei Schritte reichen für den Anfang. Erstens: eine dedizierte Rechnungsadresse einrichten und dafür sorgen, dass eingehende Dateien automatisch und unverändert archiviert werden. Zweitens: prüfen, ob die eigene Fakturierung XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann, und den Softwareanbieter dazu schriftlich befragen. Drittens: die Stammdaten der Kunden ergänzen, weil für den Versand strukturierter Rechnungen vollständige Angaben nötig sind.

Wer seine Buchhaltung ohnehin über belegloses Buchen abwickelt, hat den größten Teil davon schon erledigt. Für alle anderen ist die E-Rechnung ein guter Anlass, den Weg vom Beleg zur Buchung einmal komplett neu zu ordnen, statt zwei Systeme parallel zu pflegen.